Crear carpetas en Outlook para almacenar correos

Se pueden crear carpetas en Outlook, para administrar los correos, y así facilitar la búsqueda de cada documento. Estos archivos pueden ir clasificados según la categoría, y fecha de creación. Puedes gozar de cada una de las herramientas que Outlook te ofrece desde aquí sin ningún problema.

Mantener el orden dentro de la cuenta Outlook, es necesario para no extraviar cualquier archivo que sea de importancia. Además, con la distribución adecuada de varias carpetas, se puede ahorrar tiempo y ubicar los archivos fácilmente.

Opción 1: Generar carpetas para administrar correos de la cuenta Outlook

Distribuir muy bien todos los mensajes, puede facilitar el trabajo para utilizar Outlook de la mejor maneja posible. Se deben ordenar los mensajes en las carpetas correspondientes.

Paso 1: Ingresa a la página

Ingresando a la siguiente página oficial outlook.live.com, se encuentra la opción de iniciar sesión; haciendo clic allí, Outlook le pedirá al usuario que ingrese los datos de la cuenta, tales como: el correo, y la contraseña. Para continuar con el proceso luego de haber introducido los datos correspondientes, se abrirá una ventana con la bandeja de entrada de dicha cuenta.

Ingresa a la página

Iniciar la sesión de la cuenta.

Paso 2: Crear una carpeta nueva

Primero se deberá seleccionar todos los mensajes que pertenezcan a una categoría. En este caso se ha elegido los mensajes de Airtm. Se deberá presionar sobre la opción de “Mover a” ubicada en la barra superior, donde se desplegarán varias alternativas, en la cual se elegirá “Carpeta nueva”; tal como se encuentra resaltado en el recuadro rojo.

Crear una carpeta nueva

Elegir los mensajes que se enviarán a la nueva carpeta

Paso 3: Darle nombre a la carpeta

Se introducirá un nombre para identificar la carpeta, al hacer clic sobre ella; en esta imagen hemos señalado la carpeta, que se ha denominado “Trabajo”; para determinar la ubicación de los correos que corresponda a esta área. 

Al finalizar la descripción de esta, automáticamente se guardarán los cambios. De esta manera, se pueden distinguir otros tipos de archivos y se pueden encontrar rápidamente. 

Darle nombre a la carpeta

Escribir el nombre de la carpeta

Paso 4: Ubicar la carpeta

Una vez que se hayan guardado los cambios para identificar la carpeta, automáticamente se visualizará dentro del menú de la bandeja de entrada. En la imagen se puede visualizar la carpeta de “Trabajo” en la parte inferior del menú.

Ubicar la carpeta

Carpeta ubicacada en el menú de entradas.

Opción 2: Crear una subcarpeta en Outlook

Una subcarpeta se puede crear, para clasificar mejor los documentos que se encuentran dentro de una carpeta; si se distribuyen muy bien los archivos, se logrará el orden necesario para manejar fácilmente la cuenta Outlook.

Paso 1: Crear subcarpeta

Se deberá hacer clic sobre la carpeta “Trabajo”, el cual está indicado en la imagen por una flecha. Luego se deslizará una lista de alternativas, donde se visualizará la opción de “Crear nueva subcarpeta”; y presionando sobre esta, se podrá identificar con un nombre. Por último, se le dará enter para que se guarden los cambios.

Crear subcarpeta

Seleccionar sobre el nombre de la carpeta

Paso 2: Identificar subcarpeta

Dentro del menú de la bandeja de entrada de la cuenta, se ubicará la subcarpeta. Como se puede apreciar en la imagen; se ha identificado la misma con el nombre de “Educación”.

Identificar subcarpeta

Subcarpeta creada dentro de una carpeta

Opción 3: Crear carpetas personales (PST) en Outlook para proteger los correos

Para darle una mejor seguridad a los archivos, se pueden crear carpetas personales, también conocidas como carpetas PST. A través de Microsoft Word se puede tener un respaldo de los archivos de Outlook.

Paso 1: Abrir Microsoft Outlook

Desde la cuenta Outlook, se debe presionar sobre el icono señalado por la flecha, para que se pueda trabajar visualizar todas las opciones que se pueden utilizar desde Microsoft. Como se puede notar en la imagen, la opción de “Word” es la que se va a utilizar; seguidamente se abrirá el programa haciendo clic.

Abrir Microsoft Outlook

Se deberá ir a las opciones de Microsoft

Paso 2: Abrir documento

Desde la ventana de Microsoft Word se observará distintas opciones para crear un documento, se deberá seleccionar “Nuevo documento en blanco”, el cual se ve claramente señalado en la imagen; y para ejecutar la acción se deberá hacer clic sobre esta opción.

Abrir documento

Elegir la opción para abrir nuevo documento

Paso 3: Seleccionar documento

Una vez que haya abierto el documento, en la barra superior podrá visualizar una opción llamada “Documento informativo-Guardado en OneDrive”; se le dará clic para continuar con el proceso.

Seleccionar documento

Desde la barra superior seleccionar donde indica la flecha

Paso 4: Identificar archivo

Se debe distinguir el nombre del archivo nuevo que se quiere guardar; y luego se presionará sobre One Drive” como lo resalta la imagen; esta opción es necesaria de ejecutar antes de crear una carpeta personal.

Identificar archivo

Escribir el nombre del archivo

Paso 6: Crear carpeta personal

Luego de que se haya ejecutado todo el procedimiento anterior; aparecerá la opción de “Nuevo”, la cual se debe seleccionar para poder visualizar una serie de opciones, dentro de estas se seleccionará “Carpeta”.

Crear carpeta personal

Seleccionar la opción de Carpeta

Paso 7: Identificar la carpeta

Microsoft Word, automáticamente pedirá a través de una pequeña ventana, que se le dé un nombre a la carpeta; en este caso se ha representado como “Exposición de biología”. Luego se deberá hacer un clic en la opción “Crear”.

Identificar la carpeta

Ponerle el nombre a la carpeta

Paso 8: Acceder a la carpeta

La carpeta de Exposición de biología ya se encuentra creada; también se pueden visualizar otras, las cuales se encuentran representadas por el mismo icono de color amarillo, y se puede notar la descripción de cada una de estas.

Acceder a la carpeta

Todas las carpetas se visualizan desde una ventana

De esta manera se pueden crear carpetas personales en Outlook, la cual tiene acceso a una serie de alternativas enlazadas a Microsoft Word office; que brindan un respaldo de seguridad de todos los archivos, para modificarlos cuando sea necesario, desde la cuenta.

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